HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DEL TRABAJO EN EQUIPO.

El principal escollo que se encuentran, a día de hoy, los emprendedores digitales, es la organización del trabajo en remoto. Aunque nos baste una conexión a internet y un ordenador para realizar nuestras tareas, cuando el proyecto crece y empiezas a delegar áreas del negocio, necesitas incorporar herramientas para trabajar en equipo, que faciliten la comunicación y la organización interna.

El correo electrónico es útil, sí. Pero para mantener una comunicación fluida con tus colaboradores y sentir que tienes todo bajo control, recurrir sólo al email no es buena idea.

En definitiva, trabajar en equipo es una manera de que todo el grupo de trabajo persiga y consiga los objetivos. Incentiva la productividad, ya que cada miembro tiene que gestionar una determinada tarea y cumplir con
ciertas obligaciones.

Hace unos años, trabajar en grupo desde fuera de la oficina, se habría considerado impensable. Ahora, gracias a lo mucho que han mejorado las tecnologías y las telecomunicaciones, el teletrabajo es posible.

Cada miembro del grupo podría estar en un lugar diferente del mundo, y aun así tener un buen rendimiento.

Pero es muy importante elegir las mejores herramientas para trabajar en equipo. Deben contar con todas las funciones que tu empresa o proyecto necesita, dependiendo del modelo de negocio, y facilitar la creación de comentarios y anotaciones, integrar elementos gráficos y adaptarse a dispositivos móviles, entre otras prestaciones.

De este modo, aunque el equipo no esté junto físicamente, está conectado y sabe en qué está trabajando cada persona, si se cumplen plazos, los avances del proyecto, los problemas que surgen… Todas ellas sirven para que el equipo sea eso, un equipo, y no trabaje cada profesional de forma aislada.

Igualmente son útiles para quienes trabajan en una misma oficina. Es más fácil gestionar tareas de este modo que de forma manual. Con este tipo de herramientas se puede ver de un vistazo el estado de las mismas y facilita la
comunicación. Con lo que se reduce el tiempo de reuniones innecesarias.

Además de organizarte con cada uno de los miembros de tu equipo, hay momentos en los que es necesario mantener conversaciones de grupo. En estos casos, el email no es el mejor lugar para centralizar la información y puede convertirse más en un lastre que en una ayuda real. Hay aplicaciones que se centran en una serie de aspectos concretos y otras que unifican todo. Algunas se caracterizan por ser muy útiles para documentar procesos y crear flujos de trabajo. Y ¿para qué necesitas documentar los procesos recurrentes de tu negocio? Entre otros motivos, porque cuando delegas, no necesitas explicar cómo se hace cada cosa, ya que tienes registrada toda la información y el paso a paso de cada área. Es decir, en lugar de perder tiempo explicando cómo escribir un para tu blog o cómo gestionar la atención de un nuevo cliente (por ejemplo), basta con remitir a la persona responsable a el proceso específico.

Puedes documentar y sistematizar mediante archivos de texto, vídeos o fotos, así que registrar la información se convierte en una acción de lo más sencilla.

Otra de las ventajas es que los documentos de texto se pueden ver y editar por varias personas de forma simultánea, lo que supone un gran ahorro de tiempo.

¿Tienes que gestionar un proyecto junto a tu equipo de trabajo? ¿Estáis estancados en los Excel y no os permiten organizaros correctamente? Hoy os traemos nuestras 3 herramientas gratuitas preferidas para gestionar de manera ágil vuestros proyectos en equipo.

1. Slack https://slack.com/intl/es-es/

A estas alturas sabemos que una de las peores formas que puede utilizar un equipo de trabajo, para comunicarse, es el email. Para evitar el uso del correo electrónico, tenemos otras plataformas que nos permiten una comunicación más ágil y directa. Una de ellas es Slack.

Slack te permite crear un entorno de trabajo en el que añadir a los distintos miembros de tu equipo y colaboradores. Dentro del grupo se pueden crear distintos canales correspondientes a diferentes proyectos o áreas de tu negocio. A través de esta aplicación, puedes mandar mensajes a todos los miembros del equipo e iniciar conversaciones privadas con una o varias personas. También pueden añadirse archivos desde Google Drive o desde nuestro disco duro, e incluso pueden crearse extractos, notas o documentos de Google Docs.

Crea espacios de trabajo virtuales para el equipo, ofreciendo la posibilidad de enviar mensajes a los compañeros de trabajo de manera individualizada, crear centros de comunicación para proyectos, compartir archivos o
almacenar mensajes. Además, al contrario de lo que pasa con el correo electrónico, las conversaciones en Slack se pueden seguir con facilidad, pudiendo hacer también llamadas, compartir archivos y conectarte con otras
aplicaciones, como por ejemplo Google Drive o Google Meet. Igual que en el resto de herramientas para trabajar en equipo, ofrece versión de pago, pero también una gratuita muy completa.

2. Trello https://trello.com/es

Es una herramienta ideal para la organización y planificación de proyectos.

Una de sus principales características es lo fácil e intuitiva que es, lo que la convierte en una de las herramientas para trabajar en equipo favoritas entre los emprendedores.

La forma de trabajar con Trello se basa sobre todo en la creación de tableros. Puedes crearlos para ti mismo o, como aquí nos interesa, compartirlos con tu equipo.

En los tableros creas tu calendario de tareas, que no son más que tarjetas con el nombre de las tareas, sus especificaciones y el plazo para finalizarlas.

Si lo necesitas, puedes subir archivos a la tarjeta correspondiente a cada tarea, así como escribir comentarios y mantener conversaciones con las personas con las que quieras compartir cada tarjeta. Está considerada como una de las mejores herramientas de organización y gestión de tareas que existen hoy en día, porque a través de un sistema muy visual puedes ordenar tareas y proyectos para facilitar su seguimiento.

¿Quieres planificar el lanzamiento de un curso? Trello.

¿Quieres preparar el calendario editorial de tu blog? Trello.

¿Quieres organizar un evento? Trello es ideal.

En definitiva, en todo proyecto que implique realizar más de una tarea, esta aplicación será tu gran aliada para su ejecución.

3. Asana http://asana.com/

Es otra de las herramientas para trabajar en equipo y gestionar de forma eficiente la gestión de proyectos. Te permite crear espacios de trabajo e invitar a tu equipo por correo electrónico.
En Asana, las tareas se crean dispuestas en filas. Una vez que creas la primera, con darle a la tecla “enter” podrás crear la siguiente en una línea nueva.

En todas las tareas podrás añadir descripciones, fecha de vencimiento, escribir comentarios y subir archivos. Además, tienen una casilla de verificación para indicar que el trabajo se ha completado.

Asana también tiene una funcionalidad llamada “proyectos”, que viene muy bien cuando se quiere crear una lista única de tareas. Además de invitar a los miembros de tu equipo puedes incluir a otros usuarios como invitados. Los invitados solo podrán acceder a determinados proyectos o espacios de trabajo.

En resumen: Asana es una aplicación colaborativa para la gestión de tareas. Tiene funcionalidades como espacios de trabajo, proyectos, proyectos personales, tareas, etiquetas, notas, comentarios y un buzón que organiza y actualiza la información en tiempo real. El producto está diseñado para facilitar a las personas y a los equipos la planificación y la gestión de sus proyectos y tareas. Cada equipo tiene un espacio de trabajo y, estos espacios,
contienen proyectos que contienen tareas.

A partir de aquí, sólo te falta decidir cuál es la herramienta que mejor se adapta a las necesidades y características de tu empresa. ¡Ánimo!