¿CÓMO LIDERAR EQUIPOS EN REMOTO?

La terrible situación de pandemia con la que nos encontramos en el año 2020, a nivel mundial, nos cambió rápida y drásticamente la vida. Uno de esos cambios más rotundos fue cómo trabajamos. Para los que tenemos el privilegio de poder hacerlo desde casa, son muchas las dudas que nos surgen sobre cómo trabajar a distancia adecuadamente. Por eso, hemos reunido algunos buenos consejos para que puedas liderar a tu equipo, a distancia, de la manera más efectiva posible.

              CONFÍA EN TU EQUIPO

Quizás al principio cueste empezar con esas nuevas pautas. Habrá que redefinir algunas cosas y establecer nuevos hábitos, pero no estar presencialmente no significa no ser cuidadoso.

Confía en tu gente, quienes trabajan bien van a seguir trabajando bien y quienes no lo hacen tan bien, no empeorarán demasiado.

No reacciones por impulsos ni de forma irreflexiva: hay un cambio importante en la forma de trabajar, dedica tiempo a organizarlo, a gestionarlo y a darle forma.

No es un problema de tecnología, sino una cuestión de gestión, hábitos de trabajo, confianza y responsabilidad.

Ayuda a tu equipo a vivir la crisis como una oportunidad. Tus empleados deben sentirse acompañados en la obtención de los resultados y que resuelves sus dificultades, en lugar de percibir sólo un seguimiento estricto de su horario o tareas.

Un líder debe ocuparse y preocuparse por la situación tanto de aquellos que pertenecen a su equipo, como los que no. Ser humilde y sobre todo empático, son los valores que más te conectan con tus empleados durante una crisis como la actual.

Haz que el equipo recuerde alguna vez a aquellos empleados que por su actividad no pueden teletrabajar.

Transmite calma y serenidad. Plantea una y otra vez los temas a tratar, tantas veces como creas necesario.  Piensa, en definitiva, que tu comportamiento hoy te definirá como líder en el futuro y marcará esa huella que deseas dejar en tu equipo.

Este es el momento de transformar el liderazgo y estar al lado de nuestros equipos. Para ayudarles a redefinir objetivos que clarifiquen su actividad en la situación actual, que les ayuden a crecer y desarrollarse en este nuevo entorno, es fundamental y de vital importancia, abrir canales que les permitan comunicarse con nosotros en el preciso instante en que lo necesiten.

              GESTIONAR BIEN LA COMUNICACIÓN

Los problemas de comunicación se magnifican en la distancia y, aunque requiere más tiempo, es bueno priorizar la comunicación por escrito. Los temas que antes tratábamos con alguien en el pasillo, es conveniente postearlos ahora como una nota.

En segundo lugar, es aconsejable usar mucho la videoconferencia para mantener el contacto, para no perder las señales empáticas: tono, lenguaje, señales corporales, etc.

En todo caso, observa las diferentes maneras de comunicarse de las personas del equipo: quién necesita más detalles, quién más directrices y a quién le basta con un objetivo y un deadline.

Asegúrate de que la información sea comprensible para todos y que todos la reciban en la cantidad y calidad adecuada.

explícito e inclusivo invitando a participar en las conversaciones, procura ajustar tu mensaje a todos y facilitar que todos participen y aporten sus diferentes puntos de vista. Verifica que todos entienden lo mismo para que haya cohesión y no haga cada uno lo que buenamente le parezca.

Trabajando a distancia, se generan avalanchas de información por los distintos canales on-line: correos, whatsapp, etc. Quizás la tarea más importante sea ordenar el proceso de comunicación con distintos canales para cada tema. Sin embargo, puesto que estamos lejos, va a ser imprescindible estar perfectamente comunicados, porque hay muchos factores externos que influirán en que el equipo se distraiga. Eso sí, estar bien comunicados no significa sobresaturados.

Existen algunas herramientas que permiten mejorar la comunicación y mantener reuniones  con los empleados:

  • Slack: es un chat que se utiliza para la comunicación diaria con el empleado.
  • Zoom: la herramienta de vídeo que mejora la calidad de las reuniones remotas.
  • HangOuts: esta aplicación de Google combina la función de chat con las videollamadas.
  • Skype: se trata de una buena solución para quienes necesitan mantener reuniones a distancia.
  • Trello: es una herramienta muy popular para facilitar la organización de tareas.
  • GoogleDocs: se trata de una herramienta colaborativa de trabajo intuitiva y eficaz.

Además, siempre puedes consultar las que más emplean a nivel personal los miembros de tu equipo y valorar si aportarían ventajas, en el caso de que se adaptaran a los procedimientos de comunicación para tu empresa.

              INTELIGENCIA EMOCIONAL

A la hora de liderar equipos remotos es muy importante el acompañamiento emocional. Hacer sentir a la persona que confías en ella dentro del descontrol que genera la situación, es algo que da estabilidad, permite centrarse y sentirse apoyado. Esto sólo se va a conseguir si se continúa manteniendo mucho contacto y comunicación diaria.

Sólo de esta manera, el teletrabajador verá que no ha cambiado tanto su día a día y que sigue teniendo el apoyo y la confianza de aquellas personas con las que mantenía un contacto personal y diario.

Además de esto, conviene recordar que quien se hace cargo de liderar equipos debe hacerse responsable de poner a disposición de sus trabajadores remotos todos los recursos que necesiten para poder emprender las mismas tareas que cuando las ejecutaban en la oficina. Desde la dotación de internet y un ordenador portátil, por ejemplo, hasta plantillas, aplicaciones y software.

Otros consejos prácticos:

  • Ayuda al equipo a centrarse en lo que sabe.
  • Ayuda al equipo a focalizar su empeño en lo que es verdaderamente viable, las pequeñas metas que nos van a ayudar a progresar.
  • Motiva siempre al equipo agradeciendo su implicación.
  • Celebra los hitos alcanzados, los éxitos y los progresos.
  • Publica resultados para que todo el equipo sea consciente.
  • Mantén las reuniones individuales periódicas y refuerza la comunicación y colaboración con cada persona del equipo.

              REUNIONES DIDÁCTICAS Y ÁGILES

Organiza las reuniones de tal manera que haya una parte informativa y una parte participativa. Desde el inicio, consensúa con los miembros del equipo las pautas de las reuniones. Enfatiza en la importancia de estas reuniones como parte de funcionamiento del equipo. Envía la agenda de la reunión antes y asegúrate que cada persona sepa qué tiene que aportar a la reunión, por qué y para qué.

Organiza reuniones rápidas, ágiles y enfocadas a ayudar al progreso del equipo e informar sobre cambios y avances, en lugar de largas reuniones y discursos.

Todos los equipos necesitan basarse en ciertos criterios y los equipos remotos además necesitan que estos se refuercen y se sigan rigurosamente.

Agenda reuniones obligatorias a la misma hora, los mismos días o periódicamente.

Establece pautas de inicio, de participación y de cierre.

Pauta de apertura: Una ronda rápida de “en qué estoy trabajando, qué terminé ayer, qué voy a terminar hoy y qué me hace falta”.

Pauta de participación: estados de disponibilidad, protocolos de contacto, acuerdos de tiempos de respuesta.

Pauta de cierre: Una ronda general de feedback positivo y/o un agradecimiento.

              CEDER EL CONTROL

En la distancia la sensación de control se desvanece. No podrás tener el control absoluto de todo lo que hace el equipo así que:

  • Plantea el trabajo por cometidos y objetivos cumplidos en lugar de por horas realizadas.
  • No intentes controlar las horas, haz simplemente un seguimiento de los deadlines.

Y sí. Acéptalo. Es posible que alguien trabaje en pijama desde su casa. Pero lo primordial es que tu equipo tenga las metas establecidas, bien claras. Y ésa es la auténtica tarea del líder de equipo.

Los objetivos no sólo se basan en la facturación, sino en trabajos que hay que realizar y en responsabilidades que asume cada miembro del equipo. Cuando se unen una hoja de ruta bien definida y un clima de confianza, hacer un cómputo de las horas se convierte en algo poco eficaz.

En lugar de realizar ese seguimiento de los horarios, deberíamos proporcionar al empleado flexibilidad para conciliar. Una de las claves en estos momentos, es cuidar el tan delicado aspecto emocional de los trabajadores.

Debemos ser conscientes de que muchos de ellos han pasado de trabajar diariamente rodeados de sus compañeros, a hacerlo solos en casa. Esto ha tenido tristes pero frecuentes consecuencias como casos de depresiones u otro tipo de trastornos. Las personas a cargo de equipos deben tenerlo en cuenta y preocuparse por el bienestar emocional de sus empleados, algo que hace bien poco no era una prioridad y que ahora mismo es fundamental.

En este sentido, muchas empresas están promoviendo actividades orientadas en esta dirección. De hecho, una gran mayoría de las empresas españolas ha reforzado su comunicación interna en los últimos meses a causa de la situación. Y esto se ha convertido en una cuestión básica y fundamental para establecer firmes bases de confianza y mantener al equipo motivado.

              LIDERA CON EL EJEMPLO

Sé estricto contigo mismo en todos los aspectos que conlleva liderazgo: puntualidad, agilidad, valores…

  • Debes convertirte en el modelo a seguir.
  • Transmite confianza.
  • Organiza el trabajo de forma práctica y organiza bien las reuniones.
  • Demuestra comodidad y soltura con los nuevos hábitos de trabajo.
  • Sé generoso: dedica tiempo a comunicarte con tu gente.
  • Haz un esfuerzo si existe precariedad respecto al tema tecnológico.
  • Mantente sereno para transmitir seguridad y calma.
  • Lidera tu propia línea de aprendizaje en esta situación.
  • Motívate para poder motivar a los demás.

Se habla mucho sobre las cualidades que debe poseer un buen líder y sobre si un líder nace o llega a serlo con el tiempo. Llegados a este punto, siempre destacamos características individuales como el carisma, la confianza o la autoestima entre otras, sin embargo, no se hace incapié en las cualidades, a nivel colectivo, que debe tener un buen líder.

Escuchamos continuamente que el liderazgo depende sólo de nuestras virtudes y olvidamos inspirar a otros a tomar decisiones más allá de sus propias capacidades, guiándolos, pero también ayudándoles a dar lo mejor de sí mismos. El líder brilla, siempre y cuando lo haga su equipo, sin desmerecer jamás a ningún miembro del mismo. El líder es líder, cuando es capaz de guiar con ejemplo y empatía.

La mayoría de los seres humanos no se paran a pensar si son o no son empáticos. Y mucho menos lo hacen los líderes que, en ocasiones, lo dan por hecho y creen tener la razón absoluta. Por eso, liderar con empatía es mucho más que ponerse en los zapatos del otro. También es ser capaz de caminar con ellos.

La empatía es la capacidad de entender las emociones de otra persona. Esto no significa que debamos compartir las mismas opiniones o la forma de percibir la realidad del mundo. La empatía se trata de entender al otro, de escuchar, comprender y apoyar emocionalmente, en especial en momentos como éste, cuando la salud mental también está en juego.

Los líderes de las empresas deben ponerse siempre en la piel de sus empleados. No se pueden quedar con ese pensamiento erróneo y anticuado de que los problemas personales se quedan en casa y no pueden entrar en la oficina, y mucho menos en estos momentos, en los que nuestras oficinas se han convertido en parte de nuestras casas y viceversa. Por estos motivos un buen líder debe conocer bien a a su equipo, conversar con él y ser consciente de la realidad que está viviendo en cada momento.

También serán conscientes de que la crisis sanitaria y económica demanda tener en cuenta distintas perspectivas y comprender cómo impactarán las decisiones en la vida de sus empleados.

Si bien es cierto que la empatía es algo fundamental para ser un buen líder, se necesitan actos concretos que demuestren que comprendemos cómo se sienten los demás. Liderar con ejemplo no significa pedir, sino dar. Significa ser coherente y consecuente con el discurso. Esta coherencia debe ser constante y manifestada en acciones concretas cada día. Debemos estar dispuestos a hacer todo lo que le pedimos a los demás que hagan. Quienes predican con el ejemplo son quienes influyen e inspiran a los demás.

Las empresas nos han demostrado el gran impacto que tiene liderar con las acciones durante esta pandemia. Varias de ellas tomaron la difícil decisión de hacer reducciones salariales, sin embargo, los primeros en adoptar esta medida fueron los altos cargos de las compañías, quienes demostraron que no le estaban pidiendo a los empleados algo que ellos no estuvieran dispuestos a hacer.

Obviamente no todos han actuado de la misma manera, pero hoy queremos destacar a los que realmente lo han hecho y han dado ejemplo. Otro caso fue la Primera Ministra de Nueva Zelanda, Jacinda Ardern, mostrando a los ciudadanos cómo ella y su hija vivían el aislamiento desde sus casas y haciendo teletrabajo como cualquier otra persona. Esto es un ejemplo de líder con empatía y que inspira a otros por medio de las acciones.

Es en tiempos de crisis cuando se necesitan lideres empáticos, conectados con el contexto de las personas y capaces de dar ejemplo. No basta con dar discursos y predicar lo que se debería hacer, es necesario caminar un buen rato en los zapatos del otro para después arremangarse la camisa y actuar de tal manera que seamos capaces de inspirar a los demás.

Resumimos en 3, los consejos más prácticos para liderar con el ejemplo:

  1. Escucha a quienes tengan algo que decir

¿Por qué un trabajador prestaría atención a alguien que no le dedica ni un solo minuto de su tiempo?

El compromiso de escuchar con verdadero interés a cualquier miembro del equipo que tenga algo que decir, es un poderoso medio para liderar con el ejemplo. La comunicación transparente y efectiva es un elemento imprescindible para el buen desempeño de los equipos, pero como ejecutivo, eres tú quien debe empezar.

  1. Responsabilízate por lo sucedido

Si se comete un error de serias consecuencias dentro de la organización, ¿qué es lo que haces? Ejecutivos irresponsables y poco interesados en liderar con efectividad, buscan un chivo expiatorio a quién responsabilizar. Ésta es una de las actitudes más graves y contraproducentes cuando hablamos de liderazgo. No hay nada que produzca más respeto frente a los trabajadores, que asumir la responsabilidad por las cosas malas que suceden, sean responsabilidad del ejecutivo o no. Sé humilde y responsabilízate; los beneficios serán inmediatos.

  1. Adopta una actitud persistente

En el mundo de los negocios y el emprendimiento, la persistencia es un elemento inestimable y poco habitual. Con toda seguridad, es esto lo que lleva muchos negocios pequeños del fracaso al éxito. Pero una sola persona difícilmente cambia el mundo, por lo que necesita un equipo de personas igual de persistentes. Un ejecutivo que persiste y lo demuestra, inspira a sus empleados a hacer lo mismo. No basta con decirle a un trabajador que persevere en actividad, sino que hay que mostrárselo con el ejemplo.

Aunque muchas veces sea complicado y suponga un cambio en nuestra forma de ser, liderar con el ejemplo es una prioridad para quienes somos ejecutivos. Debemos poner todos nuestros recursos en la complicada tarea de mantener una coherencia entre lo que se dice y lo que se hace. Los resultados serán cruciales a la hora de hacer balance.